Ile hostess na konferencję i ile to kosztuje

Hostessa nie tylko wydaje identyfikatory. Wita gości, sprawdza listę, kieruje do sal, pilnuje strefy VIP i odpowiada na pytania o program, toalety i szatnię. Zadania wpisujesz w zleceniu, a hostessa dostaje brief z planem sal, programem i osobą kontaktową.

• Rejestracja i identyfikatory, skanowanie kodów i sprawdzanie listy
• Kierowanie do sal i pilnowanie wejść na panele
• Szatnia i strefa partnerów
• Obsługa strefy VIP i prelegentów, odprowadzanie do sali

Hostessa kosztuje na Psotnej od 150 do 350 zł za godzinę plus dojazd, a prowizja serwisu 20 procent jest już w wycenie. Koszt to liczba hostess razy godziny razy stawka. Trzy osoby na osiem godzin przy stawce 170 zł to 4 080 zł. Pięć osób na dwa dni po dziewięć godzin przy stawce 180 zł to 8 100 zł.

Rejestracja rzadko wymaga pełnych ośmiu godzin. Możesz zamówić trzy osoby na pierwsze trzy godziny i dwie na resztę dnia, co obniża koszt bez wpływu na jakość powitania. Pełne rozbicie kosztów opisuje wpis ile kosztuje hostessa na event i na targi.

Pierwszy błąd to ta sama liczba osób przez cały dzień. Rejestracja ma szczyt na początku, a potem hostessy stoją bez zadań. Drugi to brak briefu: osoba, która nie zna planu sal, odsyła gości do organizatora i przy wejściu robi się kolejka. Trzeci to brak zapasu, bo jedna choroba przy obsadzie dwóch osób oznacza pół rejestracji.

Warto też zapisać w briefie, kto kontaktuje się z hostessami w dniu wydarzenia. Jedna osoba z telefonem rozwiązuje większość pytań, zanim zamienią się w kolejkę. Przy konferencji w większym obiekcie wcześniej ustal z recepcją hotelu, gdzie stoi stół rejestracji, żeby hostessy nie szukały go w dniu wydarzenia. Jeśli planujesz miejsce, wynajem sali konferencyjnej porównasz osobno, a obsadę zamówisz po wyborze obiektu.

Załóżmy konferencję jednodniową w hotelu, od 9 do 17, z rejestracją od 8:30, dwiema salami i szatnią. Założenia są jawne, żebyś mógł podstawić własne liczby: stawka 170 zł za godzinę, prowizja serwisu już w wycenie, dojazd liczony osobno.

• Rejestracja, 4 osoby od 8:30 do 11:30, czyli 3 godziny: 4 x 3 x 170 zł = 2 040 zł
• Rejestracja po szczycie, 2 osoby od 11:30 do 17:00, czyli 5,5 godziny: 2 x 5,5 x 170 zł = 1 870 zł
• Sale i szatnia, 2 osoby od 8:30 do 17:00, czyli 8,5 godziny: 2 x 8,5 x 170 zł = 2 890 zł

Razem 6 800 zł plus dojazd. Gdyby wszystkie osiem osób pracowało od rana do wieczora, koszt wyniósłby ponad 11 000 zł, więc zmienna obsada oszczędza około 4 000 zł bez wpływu na pierwsze wrażenie gości. To najprostszy sposób, żeby zmieścić się w budżecie, nie rezygnując z jakości.

Najlepiej trzy do czterech tygodni przed wydarzeniem. Wtedy masz czas porównać profile, sprawdzić języki i wysłać brief. Grudzień i wiosna to okresy, w których konferencje i gale kumulują się w tych samych tygodniach, więc w tym czasie zamawiaj z większym wyprzedzeniem. Krótsze terminy są możliwe, ale masz wtedy mniej profili do wyboru i trudniej o osoby z językiem obcym.

Na tydzień przed wydarzeniem wyślij hostessom program, plan sal, godzinę przyjazdu i dress code. Strój ustalasz w zleceniu: klasyczny garnitur lub kostium w kolorach marki, identyfikatory i ewentualne koszulki dostarczasz na miejsce, jeśli mają być w brandingu. W dniu wydarzenia wskaż jedną osobę z telefonem, która odpowiada na pytania i decyduje o zmianach.

Opisujesz wydarzenie, liczbę gości, godziny i zadania w kreatorze, a potem porównujesz profile ze stawką i językami. Najlepiej zrobić to trzy do czterech tygodni przed terminem. Gotowe strony dla popularnych miast to hostessy Warszawa i hostessy Poznań, a ogólne zasady opisuje strona hostessy na event.

Trzy do czterech: dwie lub trzy przy rejestracji i jedna na sale lub szatnię. Gdy goście rejestrują się online i wystarczy skan kodu, wystarczą dwie przy rejestracji i jedna na sale.

Od 150 do 350 zł za godzinę plus dojazd. Trzy hostessy na osiem godzin przy stawce 170 zł kosztują 4 080 zł. Prowizja serwisu jest już w wycenie, więc po akceptacji nie ma dopłat.

Część profili ma opisany angielski lub inny język i widzisz to przed zamówieniem. W zleceniu zaznaczasz, że język jest wymagany, a wycena pokazuje tylko pasujące osoby.

Dostajesz zastępstwo w podobnym stylu albo zwrot zaliczki. Przy kluczowych konferencjach zamów jedną osobę więcej niż minimum.