Kiedy zamówić hostessy na event w grudniu
Grudzień to najgorętszy miesiąc w kalendarzu eventowym. Firmowe spotkania opłatkowe, gale, premiery sezonowe i wigilie zespołów przypadają na te same trzy weekendy, a dostępne profile znikają szybciej niż w innych miesiącach. Do tego dochodzi presja klienta: nikt nie zmieni daty imprezy, bo hostessa jest zajęta.
Praktyczna zasada jest prosta. Na wydarzenie w pierwszym tygodniu grudnia zamawiasz do połowy listopada. Na piątek i sobotę w środku miesiąca zamawiasz sześć tygodni wcześniej, bo wtedy rezerwuje się większość firm. Na termin tuż przed Wigilią licz się z tym, że wybór będzie mniejszy, więc im szybciej wyślesz zlecenie, tym więcej profili porównasz.
Jeśli zamawiasz późno, zmniejsz wymagania, a nie jakość. Zamiast szukać trzech osób z językiem obcym i stylizacją na zimowy bal, zaznacz tylko to, co naprawdę potrzebne, a resztę dopracujesz w briefie.
Ile hostess na event świąteczny
Liczba zależy od tego, ilu gości jednocześnie wchodzi do sali, a nie od samej listy zaproszonych. Przy spotkaniu opłatkowym goście przychodzą w ciągu pół godziny, przy gali z aperitifem rozkładają się na godzinę.
| Liczba gości | Wejście i szatnia | Sala i strefy | Razem |
|---|---|---|---|
| do 50 | Wejście i szatnia1 | Sala i strefy0 do 1 | Razem1 do 2 |
| 50 do 120 | Wejście i szatnia2 | Sala i strefy1 | Razem3 |
| 120 do 250 | Wejście i szatnia3 | Sala i strefy2 | Razem5 |
| powyżej 250 | Wejście i szatnia4 do 5 | Sala i strefy3 do 4 | Razem7 do 9 |
To praktyczne założenia do własnych obliczeń, nie norma branżowa. Jeśli goście wchodzą po kolei, a lista jest sprawdzana przez recepcję hotelu, zmniejsz wejście o jedną osobę. Jeśli impreza ma strefę zdjęć, konkurs albo losowanie nagród, dodaj osobę, która ją prowadzi.
Co robi hostessa na imprezie firmowej
Na eventach świątecznych hostessa robi więcej niż na zwykłej konferencji. Wita gości w świątecznym stylu, wręcza prezenty lub kartki od firmy, prowadzi do stolików i pilnuje, żeby losowanie nagród szło sprawnie. Zadania wpisujesz w zleceniu i to one decydują o stawce.
- Powitanie, szatnia i sprawdzanie listy gości
- Wręczanie upominków i materiałów od firmy
- Prowadzenie strefy zdjęć i losowania nagród
- Kierowanie gości do stolików i na salę
- Kontakt z organizatorem w sprawach obsługi, na przykład spóźnienia cateringu
Przykład budżetu na firmową wigilię dla 120 gości
Załóżmy imprezę w hotelu w piątek od 18 do 23, z przyjęciem gości od 17:30. Założenia są jawne, żebyś mógł podstawić własne liczby: stawka 170 zł za godzinę, prowizja serwisu 20 procent już w wycenie, dojazd liczony osobno.
- Wejście i szatnia, 2 osoby od 17:30 do 20:00, czyli 2,5 godziny: 2 x 2,5 x 170 zł = 850 zł
- Sala, strefa zdjęć i losowanie, 1 osoba od 17:30 do 22:30, czyli 5 godzin: 1 x 5 x 170 zł = 850 zł
- Druga osoba na sali od 19:00 do 21:30, czyli 2,5 godziny: 1 x 2,5 x 170 zł = 425 zł
Razem 2 125 zł plus dojazd. Gdyby dwie osoby pracowały przy wejściu przez całe pięć godzin, doszłoby 850 zł, a hostessy stałyby bez zadań po przyjęciu gości. Zmienna obsada obniża koszt bez wpływu na pierwsze wrażenie.
Pełne rozbicie stawek znajdziesz we wpisie ile kosztuje hostessa, a rozpiskę dla większych wydarzeń w tekście ile hostess na konferencję.
Jak ułożyć zmiany obsady na imprezie z kolacją
Przy imprezie z kolacją goście przychodzą falą, siadają do stołów i przez dwie godziny nikt nie potrzebuje szatni. Dlatego dobrze sprawdza się układ dwuetapowy. Pierwsza zmiana to dwie lub trzy osoby od przyjęcia gości do zakończenia kolacji, a druga to jedna osoba na losowanie, zdjęcia i pożegnanie. Szatnia po kolacji znów potrzebuje rąk, bo goście wychodzą w ciągu dwudziestu minut.
Zapisz w zleceniu godziny każdej zmiany osobno. Hostessa wie wtedy, kiedy ma przerwę, a Ty płacisz tylko za godziny pracy. Przy imprezach do północy dodaj minimum piętnaście minut zapasu na rozstawienie stolika i sprawdzenie listy przed pierwszym gościem.
Najczęstsze błędy przy obsadzie świątecznych eventów
Pierwszy błąd to zamawianie na ostatnią chwilę. W grudniu to nie wyprzedzenie zapewnia dobre profile, tylko termin. Drugi to brak briefu: hostessa, która nie wie, kiedy zaczyna się losowanie i gdzie stoją prezenty, zadaje pytania gościom zamiast im pomagać. Trzeci to brak zapasu. Przy dwóch osobach jedna choroba oznacza połowę obsady, więc przy ważnej gali zamów o jedną osobę więcej.
Czwarty błąd dotyczy stroju. Świąteczny styl, czyli czerwień, czapki mikołajkowe czy elegancka czerń z dodatkiem, ustalasz w zleceniu, a nie w dniu imprezy. Jeśli prezenty dla gości kupujesz osobno, prezenty dla pracowników z polskich manufaktur możesz zamówić równolegle i dostarczyć na salę dzień wcześniej.
Jak zamówić hostessy na event świąteczny
Opisujesz wydarzenie, liczbę gości, godziny i zadania w kreatorze, porównujesz profile ze stawką i wybierasz osoby. Po akceptacji wyceny i wpłacie zaliczki hostessy dostają brief z programem i osobą kontaktową. Strona z zakresem usług to hostessy na event, a przy imprezie w stolicy zajrzyj do hostessy Warszawa. Konferencje i gale opisuje strona hostessy na konferencje.
Pytania o hostessy na event świąteczny
Ile kosztują hostessy na event świąteczny?
Od 150 do 350 zł za godzinę plus dojazd. Firmowa wigilia dla 120 gości z trzema osobami w zmiennej obsadzie to około 2 100 zł przy stawce 170 zł. Prowizja serwisu jest już w wycenie.
Kiedy zamówić hostessy na event w grudniu?
Cztery do sześciu tygodni przed terminem. Na piątki i soboty w połowie grudnia lepiej sześć, bo wtedy rezerwuje się najwięcej firm i wybór profili szybko maleje.
Czy hostessa może wręczać prezenty gościom?
Tak. Wręczanie upominków, prowadzenie strefy zdjęć i losowanie nagród wpisujesz w zleceniu jako zadania. Dostaje je w briefie razem z godzinami i osobą kontaktową.
Ile hostess na wigilię firmową dla 100 osób?
Zwykle trzy: dwie przy wejściu i szatni oraz jedna na sali. Przy większej gali lub strefie zdjęć dodaj czwartą osobę.