Zatrudnienie wprost czy zamówienie obsady
Przy zatrudnieniu wprost podpisujesz umowę z każdą hostessą osobno. Przy kilku osobach na dwa dni to kilka umów, kilka rozliczeń i Twoja odpowiedzialność za to, co się stanie, gdy ktoś nie przyjdzie. Przy zamówieniu obsady przez serwis masz jedną wycenę, jedną płatność i jeden dokument rozliczeniowy.
| Co porównać | Umowy wprost | Obsada przez serwis |
|---|---|---|
| Liczba dokumentów | Umowy wprostJeden na osobę | Obsada przez serwisJeden na całe zlecenie |
| Zastępstwo przy odwołaniu | Umowy wprostSzukasz sam | Obsada przez serwisZastępstwo albo zwrot zaliczki |
| Weryfikacja wieku i tożsamości | Umowy wprostPo Twojej stronie | Obsada przez serwisPo stronie serwisu |
| Cena | Umowy wprostSama stawka, bez marży | Obsada przez serwisStawka z prowizją w wycenie |
| Czas przygotowania | Umowy wprostRekrutacja i umowy | Obsada przez serwisKreator i wybór profili |
Nie ma modelu lepszego dla każdego. Jeśli obsadzasz jeden event rocznie i znasz osoby, umowy wprost mogą wyjść taniej. Jeśli zamawiasz kilka razy w roku albo dla klienta, liczy się czas i pewność terminu, a tu wygrywa obsada przez serwis. Koszt obu dróg porównaj według wpisu agencja hostess czy platforma.
Co powinno być w umowie lub zleceniu
Niezależnie od modelu, spisz te same rzeczy. Brak jednego z nich jest najczęstszym źródłem sporu po wydarzeniu.
- Termin, godziny pracy i miejsce, z adresem wejścia dla obsługi
- Zakres zadań, na przykład rejestracja, stoisko albo szatnia
- Stawka za godzinę, minimalna liczba godzin i zasady płatności za przerwy
- Dojazd, nocleg i wyżywienie, kto je ponosi
- Dress code i to, kto dostarcza strój
- Zasady odwołania z obu stron i zastępstwo
- Osoba kontaktowa po stronie organizatora, z numerem telefonu
- Zasady wizerunku, jeśli hostessa pojawi się w materiałach marki
Jak rozliczyć hostessy w kosztach firmy
Zapytaj księgowość jeszcze przed zamówieniem, jaki dokument jest jej potrzebny, bo to ona decyduje o sposobie zaksięgowania. W praktyce przy zamówieniu przez serwis dostajesz dokument rozliczeniowy zgodny z zaakceptowaną wyceną i dopasowujesz go do kosztów wydarzenia. Przy umowach wprost dochodzą rachunki lub faktury od każdej osoby, a w niektórych przypadkach także zgłoszenia i składki, których zakres zależy od rodzaju umowy i statusu wykonawcy. Nie opieraj się tu na ogólnym poradniku, tylko na decyzji swojej księgowej.
Na Psotnej dane do faktury podajesz przy akceptacji wyceny, a prowizja serwisu 20 procent jest już w kwocie. Przy regularnych zleceniach plan Agencja obniża ją do 5 procent, ceny planów netto są w cenniku. Jeśli prowadzisz obieg dokumentów w firmie, podpis elektroniczny umowy skraca akceptację zlecenia przez zarząd do kilku minut.
Najczęstsze błędy przy umowie na obsadę
Większość problemów nie wynika ze złej woli, tylko z luk w ustaleniach. Trzy powtarzają się najczęściej.
- Brak zapisu o przerwach. Hostessa po sześciu godzinach na stoisku potrzebuje przerwy, a jeśli nie ustalisz, czy jest płatna, zrobi się z tego dyskusja przy rozliczeniu
- Niedoprecyzowany zakres. Hostessa, która miała witać gości, nagle dostaje do roznoszenia ulotek na ulicy, a to inne zadanie z inną stawką
- Dojazd i nocleg ustalone ustnie. Przy wydarzeniach poza miastem to właśnie te pozycje robią różnicę w końcowej kwocie, więc wpisz je do wyceny przed zaliczką
Jeśli zamawiasz przez kreator, zakres i koszty dodatkowe są w wycenie, którą akceptujesz, więc te luki zamykasz przed zaliczką, a nie po wydarzeniu.
Z jakim wyprzedzeniem podpisać i zapłacić
Standardowo zaliczkę wpłacasz po akceptacji wyceny, a resztę po wydarzeniu. Najlepiej zamknąć obsadę trzy do czterech tygodni przed datą, a na grudzień nawet sześć, bo wtedy rynek firmowych eventów jest najgęstszy. Szczegóły sezonu opisuje wpis hostessy na event świąteczny. Dla konferencji policz liczbę osób według wpisu ile hostess na konferencję.
Gdzie zamówić z gotowym dokumentem rozliczeniowym
Jeśli chcesz mieć jedną wycenę i jeden dokument, zobacz stronę agencja hostess. Obsadę w konkretnym mieście opisują strony hostessy Warszawa, hostessy Kraków i hostessy Wrocław, a na targi strona hostessy na targi.
Pytania o umowę z hostessą
Czy trzeba podpisać umowę z hostessą na event?
Tak, ustalenia powinny być spisane, bo chronią obie strony. Przy zamówieniu przez serwis zakres, termin i stawkę masz w zaakceptowanej wycenie. Przy zatrudnieniu wprost potrzebujesz osobnej umowy cywilnoprawnej z każdą osobą.
Jaki dokument dostanę, gdy zamówię hostessy przez serwis?
Dokument rozliczeniowy zgodny z zaakceptowaną wyceną, wystawiany po wydarzeniu. Dane do faktury podajesz przy akceptacji. Dokładny sposób zaksięgowania potwierdź w swojej księgowości.
Kto odpowiada, gdy hostessa nie przyjdzie?
Przy umowach wprost szukasz zastępstwa sam. Przy zamówieniu przez serwis dostajesz zastępstwo w podobnym stylu albo zwrot zaliczki. Dlatego przy kluczowych wydarzeniach opłaca się mieć w razie czego kogoś, kto ten problem przejmuje.
Co wpisać w brief dla hostessy?
Adres wejścia dla obsługi, godziny, zakres zadań, dress code, osobę kontaktową z telefonem i plan sal lub stoiska. Im konkretniejszy brief, tym mniej pytań w dniu wydarzenia.
Czy hostessa może pojawić się w materiałach marki?
Tylko jeśli zasady wizerunku są ustalone przed wydarzeniem. Wpisz do zlecenia, czy zdjęcia i nagrania są dozwolone, w jakim zakresie i na jak długo.