Cztery sposoby wynajmu hostess i kiedy który działa
Firmy zamawiają obsadę w czterech trybach. Żaden nie jest zawsze najlepszy, wybór zależy od liczby osób, terminu i tego, jak dobrze znasz rynek.
| Sposób | Czas do oferty | Koszt | Kto odpowiada za zastępstwo | Najlepszy, gdy |
|---|---|---|---|---|
| Agencja hostess | Czas do oferty1 do 3 dni | Kosztstawka plus marża agencji, zwykle ukryta w cenie za godzinę | Kto odpowiada za zastępstwoagencja | Najlepszy, gdyzamawiasz rzadko i chcesz jednego kontaktu |
| Platforma z profilami | Czas do ofertykilka minut | Kosztstawka hostessy plus prowizja jawna w wycenie | Kto odpowiada za zastępstwoserwis, zwrot zaliczki albo zastępstwo | Najlepszy, gdychcesz porównać osoby i znać cenę przed zaliczką |
| Ogłoszenie lub grupa w mediach społecznościowych | Czas do ofertykilka dni | Kosztstawka bezpośrednio | Kto odpowiada za zastępstwonikt | Najlepszy, gdybudżet jest minimalny, a ryzyko akceptujesz |
| Własna baza | Czas do ofertyod ręki | Kosztstawka bezpośrednio | Kto odpowiada za zastępstwoTy | Najlepszy, gdyobsadzasz co tydzień i masz sprawdzone osoby |
Rozbudowane porównanie agencji z platformą znajdziesz we wpisie agencja hostess czy platforma, a jak czytać oferty kilku firm obok siebie we wpisie firma hostess i porównanie ofert.
Zapytanie ofertowe o hostessy, które skraca wycenę do jednej wiadomości
Najwięcej czasu przy wynajmie zabierają pytania doprecyzowujące. Wyślij wszystko od razu i dostaniesz jedną, kompletną ofertę zamiast czterech wymian maili. Skopiuj poniższy szablon i uzupełnij.
- Data, godziny pracy i godzina zbiórki (na przykład 8.00 zbiórka, 9.00 do 17.00 praca)
- Obiekt, adres i wejście dla obsługi
- Liczba hostess na każdy dzień i godziny szczytu
- Zadania: rejestracja, szatnia, stoisko, strefa VIP, rozdawanie materiałów
- Język: polski, angielski, niemiecki
- Dress code: strój własny hostessy, strój marki, kolor
- Osoba kontaktowa po stronie organizatora i numer telefonu
- Dane do faktury i oczekiwany termin płatności
Z takiego opisu hostessa widzi, czy zlecenie jej odpowiada, a Ty widzisz stawkę bez negocjacji o zakresie. W kreatorze Psotnej te same pola wypełniasz w formularzu i od razu dostajesz dopasowane profile.
Przykład wyceny gali na dwa dni
Założenia: gala firmowa w hotelu, dwa dni, rejestracja gości i strefa VIP. Dzień pierwszy to wieczór, dzień drugi to konferencja od rana. Stawki są przykładowe, dokładne dostajesz w kreatorze.
| Pozycja | Wyliczenie | Koszt |
|---|---|---|
| Dzień 1, rejestracja, 3 hostessy, 5 godzin, stawka 170 zł | Wyliczenie3 x 5 x 170 zł | Koszt2 550 zł |
| Dzień 1, strefa VIP, 1 hostessa z angielskim, 5 godzin, stawka 230 zł | Wyliczenie1 x 5 x 230 zł | Koszt1 150 zł |
| Dzień 2, konferencja, 3 hostessy, 8 godzin, stawka 160 zł | Wyliczenie3 x 8 x 160 zł | Koszt3 840 zł |
| Razem | Wyliczenie36 godzin pracy | Koszt7 540 zł plus dojazd |
Kwota z kreatora jest końcowa, bo prowizja serwisu 20 procent jest już w stawce. Gdy ta sama firma obsadza kilka wydarzeń w roku, plan Agencja obniża prowizję do 5 procent, a ceny planów netto są w cenniku. Szersze rozbicie kosztów, w tym dojazd i nocleg, opisuje wpis ile kosztuje hostessa na event i na targi.
Oś czasu wynajmu od zapytania do dnia wydarzenia
Terminy dla typowego eventu firmowego wyglądają tak, a przy targach i grudniu przesuń je o dwa tygodnie wcześniej.
- 4 do 6 tygodni przed: ustal budżet i liczbę osób, wyślij zapytanie
- 3 do 4 tygodni przed: wybierz profile, zaakceptuj wycenę, wpłać zaliczkę
- 2 tygodnie przed: wyślij brief z planem obiektu, harmonogramem i listą gości
- 1 tydzień przed: potwierdź godziny i dress code z każdą hostessą
- Dzień przed: pokaż obiekt lub wyślij zdjęcia wejścia i stanowisk
- Dzień wydarzenia: osoba kontaktowa jest pod telefonem, a hostessy mają numer awaryjny
Małą obsadę da się zamknąć w kilka dni, ale wybór profili jest wtedy węższy. Zasady zastępstw i odwołań opisuje regulamin.
Co powinno być w umowie i na fakturze
Przy wynajmie hostess liczą się trzy dokumenty: zaakceptowana wycena z listą godzin, zasady odwołania i faktura lub dokument rozliczeniowy dla księgowości. Przy wynajmie bezpośrednio od osoby fizycznej dochodzi kwestia rodzaju umowy, a przepisy o umowach cywilnoprawnych i składkach opisuje ZUS. Przy platformie dostajesz dokument zgodny z wyceną, a typowe zapisy opisuje wpis umowa z hostessą na event.
Najczęstsze błędy przy wynajmie hostess
- Zamówienie zbyt późno, gdy najlepsze profile mają już zajęty termin
- Brak briefu, przez co hostessa nie zna planu wejść i listy gości
- Porównywanie ofert bez ujednolicenia zakresu, na przykład jedna z dojazdem, druga bez
- Pominięcie przerw w dłuższym dniu i brak zmiennika
- Brak numeru osoby kontaktowej w dniu wydarzenia
Jeśli organizujesz też wieczór dla zespołu po konferencji, na przykład integrację z atrakcjami dla dorosłych, rozejrzyj się po Seksu, gdzie dobierzesz klimat do charakteru imprezy. Ofertę dla firm i agencji zbiera strona agencja hostess, a obsadę w konkretnym mieście strona hostessy Warszawa lub hostessy Szczecin.
Pytania o wynajem hostess
Ile kosztuje wynajem hostess na event?
Od 150 do 350 zł za godzinę za osobę. Trzy hostessy na osiem godzin przy stawce 160 zł to 3 840 zł. Dochodzi dojazd, a prowizja serwisu jest już w wycenie, więc kwota z kreatora jest końcowa.
Jak wynająć hostessę na event firmowy?
Wpisz w kreatorze obiekt, datę, godziny, zadania i język, wybierz profile i zaakceptuj wycenę. Po zaliczce hostessa dostaje brief z planem wejść i godziną zbiórki. Cały proces zajmuje kilka minut.
Z jakim wyprzedzeniem wynająć hostessy?
Trzy do czterech tygodni przed eventem, a na targi i grudzień nawet sześć. Wtedy masz więcej profili do porównania i czas na brief. Małą obsadę da się czasem zamknąć w kilka dni.
Czy do wynajmu hostess dostanę fakturę?
Tak. Po wydarzeniu dostajesz dokument rozliczeniowy zgodny z wyceną, który możesz zaksięgować w kosztach firmy.
Co jeśli hostessa nie przyjdzie?
Dostajesz zastępstwo w podobnym stylu albo zwrot zaliczki. Przy kluczowych wydarzeniach zamawiaj z zapasem czasu i zostaw numer awaryjny.