Hostessy na duże eventy korporacyjne i budżet obsady krok po kroku

Załóżmy galę firmową w hotelu, od 18 do 24, z rejestracją od 17:30, szatnią, strefą VIP i dwiema salami. Założenia są jawne, żebyś mógł podstawić własne: stawka 180 zł za godzinę, prowizja serwisu 20 procent już w wycenie, dojazd liczony osobno. To przykład do własnych obliczeń, nie norma branżowa.

• Wejście i lista, 5 osób od 17:30 do 19:00, czyli 1,5 godziny: 5 x 1,5 x 180 zł = 1 350 zł
• Wejście po szczycie, 2 osoby od 19:00 do 22:00, czyli 3 godziny: 2 x 3 x 180 zł = 1 080 zł
• Szatnia, 3 osoby od 17:30 do 19:30 i 2 osoby od 22:30 do 24:00: 3 x 2 x 180 zł + 2 x 1,5 x 180 zł = 1 620 zł
• Strefa VIP, 2 osoby od 18:00 do 24:00, czyli 6 godzin: 2 x 6 x 180 zł = 2 160 zł
• Sale i przerwy, 2 osoby od 18:00 do 22:00, czyli 4 godziny: 2 x 4 x 180 zł = 1 440 zł

Razem 7 650 zł plus dojazd. Gdyby wszystkie dwanaście osób pracowało od 17:30 do 24:00, czyli 6,5 godziny, koszt wyniósłby 14 040 zł, więc zmienna obsada oszczędza około 6 400 zł bez wpływu na pierwsze wrażenie gości. Te same zasady wyceny, ale dla mniejszych wydarzeń, pokazuje wpis ile kosztuje hostessa na event i na targi.

Duży event wymaga dłuższego wyprzedzenia niż mała impreza, bo obsada jest liczniejsza, a profile z językiem obcym kończą się najszybciej. Poniższe terminy to praktyczny plan, który możesz dostosować do swojego kalendarza.

• Sześć tygodni przed: opisz wydarzenie w kreatorze, liczbę gości, strefy i języki
• Cztery tygodnie przed: wybierz profile, zaakceptuj wycenę i wpłać zaliczkę
• Dwa tygodnie przed: wyślij brief z planem obiektu, programem i osobą kontaktową
• Tydzień przed: potwierdź strój, identyfikatory i godzinę przyjazdu
• Dzień przed: sprawdź listę obsady i miejsce rejestracji z recepcją obiektu

W grudniu i wiosną gale i zjazdy kumulują się w tych samych tygodniach, dlatego wtedy dodaj do każdego terminu jeszcze tydzień. Szczegóły grudniowych terminów opisuje wpis hostessy na event świąteczny.

Pierwszy błąd to ta sama liczba osób przez cały wieczór. Wejście ma szczyt na początku, a potem hostessy stoją bez zadań, co kosztuje godziny, których nikt nie wykorzystał. Drugi to brak jednej osoby z telefonem po stronie organizatora, która decyduje o zmianach, więc pytania wędrują od hostessy do hostessy. Trzeci to brak zapasu: przy obsadzie dwunastu osób jedno zastępstwo to koszt jednej dodatkowej osoby, a bez zapasu to dziura w strefie VIP.

Czwarty błąd dotyczy formalności. Jeśli firma rozlicza koszt eventu w kilku działach, ustal z księgowością dane do faktury przed akceptacją wyceny. Zasady rozliczenia obsady opisuje wpis umowa z hostessą na event. Przy wyborze obiektu warto też sprawdzić, jak wyglądają przepisy o organizacji imprez masowych w serwisie gov.pl, bo przy większej liczbie uczestników mogą dochodzić dodatkowe wymagania po stronie organizatora.

W kreatorze opisujesz wydarzenie, strefy, godziny i liczbę gości, potem porównujesz profile ze stawką i językami i akceptujesz wycenę. Gotowe oferty dla miast to hostessy Warszawa, hostessy Kraków i hostessy Trójmiasto, a ogólne zasady zamawiania opisuje strona hostessy na event. Przy stałej współpracy z kilkoma wydarzeniami w roku sprawdź plan Agencja na stronie agencja hostess.

Dwanaście w szczycie: pięć przy wejściu, trzy w szatni, dwie w strefie VIP i dwie na salach. Po szczycie rejestracji obsadę zmniejszasz do ośmiu lub mniej, co obniża koszt bez pogorszenia pierwszego wrażenia.

Od 150 do 350 zł za godzinę plus dojazd. Przykład gali na 400 gości przy stawce 180 zł i zmiennej obsadzie to 7 650 zł. Prowizja serwisu jest już w wycenie, więc po akceptacji nie ma dopłat.

Cztery do sześciu tygodni przed wydarzeniem, a w grudniu i wiosną o tydzień dłużej. Wtedy masz więcej profili do porównania, w tym z językiem obcym, i czas na brief.

Tak. Po wydarzeniu dostajesz dokument rozliczeniowy zgodny z wyceną, który możesz zaksięgować w kosztach firmy. Dane do faktury podajesz przy akceptacji wyceny.