Czym kongres różni się od konferencji dla obsady
Konferencja ma jedno wejście i jeden szczyt rano. Kongres ma kilka szczytów: otwarcie rejestracji, przerwy między sesjami, wejście na plenarną, lunch i gala. Do tego dochodzą sesje równoległe, więc jedna osoba przy drzwiach sali nie wystarczy, gdy co godzinę zmienia się program. Osobno liczysz każdy punkt kontaktu z gośćmi, a potem sumujesz go z grafikiem zmian.
Podstawowe liczby dla jednodniowej konferencji znajdziesz we wpisie ile hostess na konferencję. Tutaj dokładamy to, czego tam brakuje: kilka dni i kilka sal.
Podział zadań na kongresie wielosalowym
Dla kongresu na około 600 uczestników w trzech salach praktyczny podział wygląda tak.
- Rejestracja główna: 4 osoby w szczycie pierwszego dnia, potem 2 osoby do końca kongresu
- Drzwi sal: po 1 osobie na salę w czasie sesji, razem 3 osoby, które kierują gości i pilnują wejść na zamknięte panele
- Strefa wystawców: 1 osoba na zmianie, która wskazuje stoiska i pomaga z identyfikatorami
- Strefa VIP i prelegenci: 1 do 2 osób, które odbierają gości z recepcji i prowadzą do sali
- Szatnia: 1 osoba, w grudniu i na wiosnę 2
- Gala wieczorna: 3 do 4 osób do powitania gości i wskazania stolików
Sumy w tym samym czasie nigdy nie dają wszystkich pozycji naraz. Rejestracja maleje, gdy zaczynają się sesje, więc te same osoby przechodzą na drzwi sal. Dlatego w grafiku zamiast 15 osób wpisujesz 8 do 10 z rotacją.
Przykład budżetu hostess na kongres trzydniowy
Założenia: kongres w hotelu konferencyjnym, 600 uczestników, trzy sale, trzy dni po osiem godzin, jedna gala w drugim dniu. Stawka 170 zł za godzinę dla rejestracji i drzwi sal, 220 zł dla VIP i gali, bo wymagany jest język angielski. Liczby ilustrują sposób liczenia, podstaw własne.
| Dzień i zadanie | Wyliczenie | Koszt |
|---|---|---|
| Dzień 1, rejestracja i sale, 8 osób x 8 godzin | Wyliczenie64 x 170 zł | Koszt10 880 zł |
| Dzień 2, rejestracja i sale, 6 osób x 8 godzin | Wyliczenie48 x 170 zł | Koszt8 160 zł |
| Dzień 3, rejestracja i sale, 5 osób x 8 godzin | Wyliczenie40 x 170 zł | Koszt6 800 zł |
| VIP, 2 osoby x 3 dni x 8 godzin | Wyliczenie48 x 220 zł | Koszt10 560 zł |
| Gala dnia drugiego, 4 osoby x 4 godziny | Wyliczenie16 x 220 zł | Koszt3 520 zł |
| Razem | Wyliczenie | Koszt39 920 zł plus dojazd |
Prowizja serwisu 20 procent jest już wliczona w stawki z wyceny, więc kwota z kreatora jest końcowa. Największą oszczędność daje dopasowanie liczby osób do dnia: gdyby w każdym dniu stało po osiem osób na rejestracji i salach, koszt tej pozycji wzrósłby z 25 840 zł do 32 640 zł. Nie warto też kupować VIP na pełne osiem godzin, jeśli goście przychodzą w dwóch oknach po dwie godziny. Wtedy wycena VIP spada o połowę.
Kiedy i jak zamówić hostessy na kongres
Na kongres zamawiaj wcześniej niż na zwykłą konferencję. Optymalnie sześć do ośmiu tygodni przed terminem, bo masz kilka dni, kilka zmian i często wymóg języka. Kolejność jest stała.
- Zbierz program z godzinami sesji i plan sal od hotelu lub centrum kongresowego
- Wpisz w kreatorze liczbę osób na dzień i zadania, a język zaznacz przy VIP i recepcji
- Porównaj profile i zaakceptuj wycenę, wpłać zaliczkę
- Dwa tygodnie przed kongresem wyślij brief z planem obiektu i listą osób kontaktowych
- Dzień przed kongresem zrób próbę wejścia, najlepiej z całą obsadą, w godzinie rejestracji
Dla dużych zjazdów i gal zobacz też wpis hostessy na duże eventy korporacyjne, a jeśli zlecasz obsadę stałą, pomoże porównanie agencja hostess czy platforma. Gotowa oferta dla organizatorów to strona hostessy na konferencje.
Faktura i rozliczenie obsady kongresu
Przy kilku dniach i dziesięciu osobach księgowość chce jednego dokumentu z rozbiciem na dni, a nie dziesięciu rachunków. Poproś o wycenę z podziałem na dni i zadania i ustal, kto wystawia fakturę, zanim wpłacisz zaliczkę. Jeśli organizator zatrudnia osoby bezpośrednio, sprawdź zasady składek w ZUS, a opis typowych dokumentów znajdziesz we wpisie umowa z hostessą na event. Hostessy, które po kongresie szukają dodatkowych zleceń, czasem sprawdzają też, jak działa opieka nad kontem twórcy w serwisach subskrypcyjnych.
Najczęstsze błędy przy obsadzie kongresu
- Jedna liczba osób na wszystkie dni, mimo że szczyt jest tylko pierwszego dnia
- Brak osoby przy drzwiach sali plenarnej, przez co goście wchodzą po rozpoczęciu
- Język angielski dopisany na dzień przed wydarzeniem, gdy wolnych profili już nie ma
- Brak próby wejścia i testu identyfikatorów, przez co rejestracja stoi w pierwszej godzinie
- Gala bez osobnej obsady, więc ta sama osoba pracuje czternaście godzin
Stawki godzinowe i prowizję z wyceny porównasz w cenniku.
Pytania o hostessy na kongres
Ile hostess na kongres na 600 osób?
Osiem do dziesięciu w szczycie pierwszego dnia, potem pięć do sześciu. Rejestracja potrzebuje czterech osób, każda sala jednej, strefa VIP jednej lub dwóch. Po otwarciu sesji rejestracja się zmniejsza, a osoby przechodzą na drzwi sal.
Ile kosztują hostessy na kongres trzydniowy?
Przy stawce 170 zł za godzinę i 220 zł dla VIP i gali przykładowy kongres na 600 osób to około 39 920 zł plus dojazd. Dokładną kwotę dostajesz w kreatorze po wpisaniu godzin i zadań.
Z jakim wyprzedzeniem zamówić hostessy na kongres?
Sześć do ośmiu tygodni przed terminem. Kilkudniowa obsada z językiem obcym wymaga więcej profili, a w sezonie kongresów jesienią i wiosną wolnych terminów jest mniej.
Czy hostessy mogą pracować kilka dni z rzędu?
Tak. Możesz zamówić te same osoby na cały kongres. Znają wtedy układ obiektu i szybciej kierują gości od drugiego dnia.
Czy dostanę jedną fakturę za cały kongres?
Tak. Wycena ma rozbicie na dni i zadania, a po wydarzeniu dostajesz dokument zgodny z zaakceptowaną kwotą. Dane do faktury podajesz przy akceptacji.